Un desayuno de prensa… ¿virtual?
Si nos lo hubieran planteado hace diez años seguramente habríamos pensado que era un teaser, pero hoy nadie del sector se sorprende por algo así. Tampoco a los empleados de una multinacional -o incluso de alguna empresa mediana- les parecerá demasiado extraño recibir en casa un opíparo desayuno por mensajería para disfrutarlo junto a sus compañeros (a través de la pantalla) en una multitudinaria conferencia virtual. ¿Ha llegado esta tendencia para quedarse? Sí, pero en el término medio está la virtud.
En los últimos tiempos, la organización de eventos -corporativos y de prensa- ha sufrido una gran revolución. La primera responsable de ello, claro, la pandemia, pero no solo ella. La tecnología y su carrera hacia adelante sin descanso han hecho que hoy sea posible no solo tener una conversación, sino vernos las caras con calidad y en tiempo real, compartir documentos, participar en directo. En fin, gestionar reuniones eficientes a distancia. Las necesidades de recorte de presupuestos de las organizaciones han hecho el resto.
El modelo híbrido se impone
No todo es absolutamente virtual, claro. El formato que parece que ha llegado para quedarse es el virtuoso punto medio: el evento híbrido, con algunos asistentes físicos y otros virtuales. Y es que ofrece muchas ventajas. Para empezar, que permite la participación de asistentes de cualquier parte del mundo sin necesidad de desplazamientos, reduciendo así drásticamente los costes de viajes y alojamientos (y, de paso, ganando en la cuenta de sostenibilidad, algo también cada vez más importante). Y todo ello sin perder el feeling de la presencialidad incluso para los que no están ahí, porque gracias a herramientas digitales como las encuestas en vivo, los chats o las sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real, la interacción es directa y muy auténtica.
La tecnología, como decíamos, es la gran facilitadora de este nuevo modelo, pero no solo eso, desarrollos como la realidad aumentada y virtual o las experiencias gamificadas permiten llevar los eventos mucho más allá. Si las soluciones como Zoom o Teams son las reinas del mercado incluso para videollamadas con la familia, en el campo de los eventos profesionales pueden también demostrar todo su potencial en conexiones de hasta cientos de usuarios.
Aun así, la organización y gestión de eventos a gran escala siguen presentando desafíos técnicos y logísticos, como la necesidad (aparentemente simple) de que todos los asistentes cuenten con una buena conexión o cámaras de calidad decente, o la ciberseguridad ya que, si bien las plataformas deben garantizar la protección de los datos y evitar interrupciones, también es cierto que pueden ser una puerta de entrada a agentes maliciosos si no son bien utilizadas (por ejemplo, conectando desde una red pública). No basta con lanzar una invitación con un link de conexión: están también la moderación y gestión de los participantes, el manejo de los tiempos, el conocimiento de las herramientas disponibles… Es por ello que contar con una agencia especializada que maneje y controle las herramientas y los procesos sigue siendo fundamental si queremos que nuestro evento -presencial, virtual o híbrido- funcione de verdad.
Está claro que seguiremos viendo más presentaciones de producto, ruedas de prensa y eventos corporativos, la mayoría en formato híbrido. Las comidas, seguro que casi todos preferimos que sigan siendo presenciales, ¿verdad?
